Tu “Kwadrans o reklamie”, czyli piętnastominutowe rozmowy o innowacjach w marketingu, o nowoczesnych technologiach w biznesie i rozwoju firmy w Polsce. W podcaście dyskutuje Bartek Malinowski i Maciej Miniszewski, założyciele Fifteensec Media, agencji marketingowej specjalizującej się w TikToku. 

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Jak zautomatyzować małą firmę?
  • Dlaczego warto to robić?
  • Jakie korzyści niesie za sobą automatyzacja i co można nią osiągnąć?

 

Dlaczego automatyzować małą firmę?

Maciek: Nie da się ukryć, że jesteśmy psychofanami automatyzacji.

Bartek: Myślę, że można tak to ująć.

Maciek: Szczególnie Ty, a potem, dzięki Twoim procesom automatyzacji, ja mogę zebrać i analizować dane. Idealne dopełnienie.

Bartek: Jestem psychofanem narzędzi i procesów. Ty jesteś psychofanem danych. Żywy przykład, dlaczego urodziło się nasze wspólne dziecko, którym jest Fifteensec Media. Dopełniamy się!

Maciek: Opowiedz, jak wygląda proces automatyzacji na naszym przykładzie. Całość tworzenia kampanii od spotkania z klientem do momentu puszczenia promocji mamy zamkniętą w 5 krokach.

Bartek: Dokładnie tak. To był pierwszy proces, który sobie zaprojektowaliśmy, mimo że jesteśmy mikro organizacją to bardzo mocno stawiamy na to, żeby te procesy budować od zera. Wierzymy, że tylko dzięki temu jesteśmy w stanie się wyskalować i rosnąć tak jak chcemy. Te 5 kroków zamykamy w jedynie 7-14 dniach roboczych. Mamy plan skrócić to jeszcze mocniej, więc bez procesu w ogóle sobie nie wyobrażam, jakby to miało wyglądać.

Maciek: Szczególnie, że liczba osób w firmie ogranicza się do naszej dwójki. Czasowo wspierała nas Daria, jednak mogłoby to być niewystarczające, żeby tak szybko oprocesować i skalować naszą firmę.

Bartek: Daria zajmowała się dodatkowymi rzeczami, więc można powiedzieć, że proces akurat składa się tylko z naszej dwójki. Zaangażowanie ze strony klienta kończy się po 30-minutowym spotkaniu z nami. Mianowicie to, co nazywamy naszym procesem (te 5 kroków), dzięki któremu jesteśmy w stanie dostarczyć tą kampanię w 7 dni roboczych, tworzyłem jeden pełen dzień roboczy, czyli 10 -12 godzin.

Maciek: Czyli dzień pracoholika, a nie zwyczajny dzień roboczy.

Bartek: Zwał jak zwał!

Jak zautomatyzować małą firmę?

Bartek: W każdym razie było to od 10 do 12 godzin, w których projektowałem wszystko przez „Zapiera”. Jeśli słuchaliście naszych ostatnich odcinków, to wiecie, czym on jest. Dla tych, którzy nie słuchali: „Zapier” to jest aplikacja, która pozwala na tworzenie własnych automatyzacji z klocków, czyli z różnych dostępnych aplikacji. Teraz o tym, jak to u nas wygląda, jak wyglądają poszczególne klocki. Przede wszystkim, naszym sercem komunikacyjnym jest „Slack”. Dzięki temu, że używam „Slacka”, mam osobne kanały do konkretnych celów. Jeśli chodzi o kampanie, każdą z nich umieszczamy w jednym kanale, w którym każda osoba w firmie ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji: jakie kampanie są w trakcie, które raporty są dostępne, z jakimi firmami współpracujemy. Nie musimy się ze sobą komunikować, żeby wiedzieć co się dzieje w naszej firmie. To jest wartościowe szczególnie dlatego, że wszyscy pracujemy zdalnie. Jeśli chodzi o drugie narzędzie, to jest to „Trello”. Cenię sobie to narzędzie z tego względu, że jest proste i praktycznie wszyscy je znają, bo jest bardzo popularne. Tam gromadzimy wszystkie informacje, cały brief z wymaganiami od klienta, które zbieramy podczas wspomnianego 30-minutowego spotkania. Tam również zbieramy raporty, mamy cały proces krok po kroku: check boxy, żeby wystawić faktury, żeby sprawdzić, czy faktury są opłacone, żeby wysłać podsumowanie do klienta. Wszystko jest tam dopięte, żeby o niczym nie trzeba było myśleć, żeby to było po prostu było spisane. Następne narzędzia to jest na przykład „Sales Slicer” – bardzo mocne pod kątem sprzedaży, jeśli chodzi o analitykę. Polecam wszystkim! Jest „To do” gdzie zbieramy swoje pomysły – uważam, że jest to najlepsze miejsce. Aplikacja „Signal” też służyła komunikacji, do czasu gdy na „Slacku” nie można było wysyłać wiadomości głosowych. Ja uwielbiam wiadomości głosowe!

Maciek: Na tyle uwielbia, że często te wiadomości sięgają 2, 4, a czasem 6 minut.

Bartek: 6? Nie przesadzaj! 6 to jest za dużo!

Maciek: Jak 3 z rzędu wyślesz to akurat tyle wychodzi. Tak czy inaczej, rzeczywiście na początku nie byłem wielkim zwolennikiem wiadomości głosowych, ale bardzo dużo one przyspieszają i ułatwiają, pozwalają się konkretnie i jasno skomunikować.

Bartek: “Signal” to jedyny wyjątek, który mamy, jeśli chodzi o komunikację. Jeśli coś jest na tyle obszerne (albo po prostu chcemy się ekscytować – to bardzo często ja robię) korzystamy z wiadomości głosowych. Cała reszta komunikacji jest przez „Slacka” i to pozwala nam na taką synergię i porządek.

Maciek: Powiedz, w jaki sposób całość spina „Zapier”.

Bartek: To jest serce można powiedzieć tego procesu, a może nawet silnik. Właśnie nad „Zapierem”, nad tymi klockami, pracowałem 10-12 godzin. Ponieważ możemy połączyć od samego początku Google Forms, którego my używamy, żeby stworzyć kartę do „Trello”, potem na każdym etapie, po przesunięciu karty w „Trello”, dostajemy powiadomienie na „Slacku” i to wszystko można połączyć przez te klocki, które są w „Zapierze”. Klockiem jest „Slack”, „Trello”, landing page czy formularze, które wypełniają potencjalni klienci. My te klocki możemy złożyć i dzięki temu nie musimy myśleć o powtarzalnych rzeczach. Wysyłanie maili do klienta z informacją, że kampania wystartowała można zautomatyzować. Dzięki temu oszczędzamy masę czasu. 

Jakie korzyści niesie za sobą automatyzacja?

Maciek: Bartek przedstawił konkretne korzyści: oszczędzacie czas, bo wiele rzeczy, które są powtarzalne, można automatyzować. Często dowiadywaliśmy się, konsultując się z innymi małymi firmami, że częstym problemem jest właśnie to, jak pewne rzeczy oprocesować. “Przecież nie jesteśmy wielką firmą, która ma wypracowane konkretne kroki do zrealizowania projektu. Nie jesteśmy dużą firmą, żeby zbierać sobie analitykę, dane, wiedzę”. A my wychodzimy z innego założenia. Właśnie specjalnie dla małych firm wygodne jest to, żeby po pierwsze ułatwić komunikację. Dzięki temu, że Bartek postawił „Zapiera”, mamy komunikację na „Slacku”, projekty w „Trello”, nie musimy do siebie dzwonić w błahych sprawach, marnować czasu. Ja wiem, ile mają wynosić budżety na TikTok Ads, komu muszę zrobić kampanię, co muszę zrobić, jaką grupę docelową dobrać – wszystko jest jasne i czytelne. Ta komunikacja jest bardzo uproszczona, na czym oszczędzamy mnóstwo czasu. Więcej zyskujemy też na samej analityce, bo „Zapier” i narzędzia, z których korzystamy dają nam możliwość ilościowego kontrolowania sprzedaży, naszych kontaktów, tego, jakie wyniki osiągamy.

Bartek: Myślę, że tutaj pod kątem tej analityki, jeśli słuchacze też tak się emocjonują danymi jak my, to „Sales Slicer” bardzo się im spodoba, ponieważ to jest narzędzie, które pozwala na wysyłanie ofert lub dokumentów, i śledzenie tego czy klient, czy kontrahent otworzy waszą ofertę, ile czasu spędzi na konkretnej jednej stronie. Dzięki temu, przykładowo jak wysyłamy naszego e-booka o TikToku, jesteśmy w stanie wyłuskać informacje, które strony były czytane najczęściej, jakie treści są najbardziej interesujące dla odbiorców. Czy to są wykresy i czy to są ciekawostki, czy to są case study, czy to są opisy. To są te dane, które zbieramy, które potem analizujemy i jakość modyfikujemy. Zbieranie danych po to, żeby je zbierać jest totalnie bez sensu.

Maciek: Jak to w ogóle dalej może nam pomóc jeszcze w skalowaniu naszego biznesu? Wiedza, którą my zyskujemy w samym procesie sprzedażowym, konsultacjach z klientami, czy to po zamkniętych projektach, czy z potencjalnymi naszymi odbiorcami, możemy wykorzystać również w marketingu. Ponieważ tam również niektóre rzeczy da się zautomatyzować. Wiedzę o tym, do kogo kierujemy [reklamę], umożliwia zbudowanie na wczesnym etapie pewnych templatek, pewnych wzorów, które później jedynie uzupełniamy o konkretne grafiki, które dopasowujemy do odpowiedniego momentu. Wszystko mamy jednak wcześniej przygotowane. Kolejne platformy społecznościowe umożliwiają również tworzenia pewnych rzeczy naprzód, czyli w narzędziach do publikowania możemy wcześniej przygotować konkretne rozwiązania, dużo wcześniej i one wejdą w życie, zostaną opublikowane wtedy, kiedy chcemy. To bardzo upraszcza również działania marketingowe. 

Bartek: Dokładnie tak! Jeszcze jeśli chodzi o kwestie takiego skalowania i tego procesu, który ja przedstawiłem, a którego sercem jest „Zapier”, to wszystkie zautomatyzowane powiadomienia ograniczają niepotrzebne telefony, maile. Zresztą wiemy jak wygląda telefon podczas pracy, z 2 minut robi się 10 -15 czasami. Może czasami to dobre, bo praca zdalna ma to do siebie, że nie ma wspólnej kawy, natomiast wiemy, o co chodzi. Jeśli tych projektów na przykład jest 40-50 i mielibyśmy wykonywać za każdym razem telefon, to tutaj mamy, kolokwialnie mówiąc, masakrę. Moja puenta jest taka, że jeśli posłuchaliście ostatni odcinek (trzeci) – to wiecie, że nasz model docelowo ma być w formie e-commerce. Wyobraźcie sobie, że my chcielibyśmy stworzyć i e-commerce bez procesów i bez ustandaryzowania tego wszystkiego. To by było niemożliwe, dlatego też przywiązujemy tak dużą wagę, może, aż fanatyzm, do tego, żeby u nas wszystko było dopięte na ostatni guzik. Naprawdę czasami w nocy 2-3 godziny siedzę nad „Zapierem”, żeby jeszcze coś pozmieniać. Natomiast moim zdaniem jest to warte i potem zbieramy dane, o których Maciek mówił.

Maciek: Jeżeli nawet jesteście małą firmą, mikro firmą, to tym bardziej warto automatyzować procesy sprzedażowe i marketingowe. Na pewno przyniesie wam to wymierne korzyści w krótkim jak, i długim horyzoncie czasowym. Z tą wiedzą was dzisiaj zostawiamy. Dzięki za wysłuchanie naszego odcinka. 

Dziękujemy, że byliście dzisiaj z nami. Zapraszamy do wysłuchania kolejnych rozmów na wybranych platformach podcastowych. Jeśli zainteresowała was nasza działalność, zachęcamy do śledzenia naszych profili w mediach społecznościowych. @fifteensecmedia. Kłaniamy się i dziękujemy! Do usłyszenia. 

​​Maciej Miniszewski, współzałożyciel Fifteensec Media. Przygotowywał się na studia w ASP, ale chciał zostać prawnikiem po ekonomii, dlatego zrobił dwa tytuły inżyniera na politechnice. Na półce ma statuetkę najlepszego piłkarza turnieju, ale nikt nie wie, jak to zrobił.Zawodowo zamienia liczby w historie, które pomagają podejmować decyzje biznesowe. Analityk, syntetyk, z zacięciem do estetyki. Od lat znajomi mówią na niego prezes – w Fifteensec Media jedynie vice.

Bartosz Malinowski, współzałożyciel Fifteensec Media. Ma fioła na punkcie procesów i organizacji. Randki ze swoją partnerką musi zapisywać w kalendarzu, bo o nich zapomina. Emerytowany koszykarz. Teraz jego rozrywka to automatyzacja procesów, biznes i inwestowanie. W swoim życiu sprzedawał mieszkania, VR, Voiceboty, po czym przerzucił się na TikToka, aby tańczyć do telefonu. Kiedyś przypadkiem zrobił inżyniera na Politechnice Gdańskiej. Po założeniu Fifteensec Media znajomi mówią na niego król TikToka.